Odzyskanie należności z zagranicy to proces wymagający precyzyjnej analizy, dokładnego przygotowania dokumentów i znajomości różnic prawnych między krajami. Każdy etap wiąże się z koniecznością podejmowania decyzji, które mogą zadecydować o powodzeniu całej procedury. Poniższy przewodnik przedstawia praktyczne wskazówki z zakresu polskiego prawa i międzynarodowych regulacji umożliwiające skuteczne dochodzenie roszczeń wobec kontrahentów spoza granic RP.

Pierwszy krok: analiza sytuacji i umowy

Pierwszym zadaniem wierzyciela jest zebranie wszystkich dokumentów potwierdzających istnienie zobowiązania. Należy zwrócić uwagę przede wszystkim na:

• kopię umowy zawierającej klauzule dotyczące płatności i miejsca świadczenia;
• dokumenty transportowe i faktury potwierdzające wykonanie usługi lub dostawę towaru;
• korespondencję e-mail lub listowną, w której dłużnik przyznaje się do zadłużenia;
• dowody ponaglenia zapłaty, takie jak wezwaniu do zapłaty z potwierdzeniem odbioru.

Ocena sytuacji pozwala zweryfikować, czy w umowie znajduje się klauzula określająca jurysdykcję i właściwe prawo właściwe do rozstrzygania sporów. To właśnie te postanowienia będą decydować o tym, czy dochodzenie będzie się toczyć przed sądem polskim, zagranicznym, czy może w trybie arbitrażu.

Wybór właściwej ścieżki prawnej

Postępowanie sądowe

Jeżeli umowa wskazuje sąd polski jako właściwy do rozstrzygania sporów, wierzyciel może złożyć pozew w Polsce. Istotne kroki obejmują:

• przygotowanie odpisu pozwu wraz z notyfikacją dla dłużnika;
• uzyskanie tłumaczeń dokumentów procesowych przez tłumacza przysięgłego;
• wniesienie opłaty sądowej zgodnie z taryfą sądową;
• oczekiwanie na wydanie prawomocnego wyroku.

Po uzyskaniu prawomocnego orzeczenia krok następny to procedura wykonywania wyroku wobec majątku dłużnika.

Arbitraż i mediacja

Wiele międzynarodowych umów przewiduje arbitraż jako alternatywną metodę rozstrzygania sporów. Arbitraż to proces szybszy niż tradycyjne postępowanie sądowe, prowadzony przed międzynarodowym trybunałem. Zaletami są:

• większa poufność postępowania;
• możliwość wyboru arbitrów o określonej specjalizacji;
• łatwiejsza egzekucja wyroków arbitrażowych na podstawie Konwencji Nowojorskiej.

Mediacja natomiast może być wykorzystana do polubownego zakończenia sporu, gdy obie strony chcą uniknąć kosztownego i długotrwałego sporu sądowego.

Postępowanie sądowe i egzekucyjne

Po uzyskaniu prawomocnego orzeczenia polskiego sądu należy je uznać i wykonać w kraju dłużnika. W tym celu stosuje się międzynarodowe akty prawne, takie jak Regulacje Bruksela I bis (UE) lub Konwencja haska o uznawaniu i wykonywaniu cudzoziemskich orzeczeń. Etapy procedury egzekucyjnej obejmują:

• przeprowadzenie postępowania uznawczego przed sądem zagranicznym;
• zabezpieczenie majątku dłużnika przed rozpoczęciem egzekucji;
• wniesienie wniosku o wszczęcie egzekucji w lokalnym urzędzie egzekucyjnym;
• monitorowanie przebiegu postępowania i przekazywanie informacji pomiędzy komornikami.

W przypadku państw nienależących do UE często konieczne jest skorzystanie z usług kancelarii prawnej działającej w tamtym kraju, by dopełnić wszelkich formalności proceduralnych.

Alternatywne metody odzyskiwania należności

Nawet przed skierowaniem sprawy do sądu lub arbitrażu warto rozważyć rozwiązania pozasądowe:

• Negocjacje bezpośrednie lub z udziałem pełnomocników – często pozwalają na szybsze odzyskanie przynajmniej części zaległych środków;
• mediacja prowadzona przez profesjonalnych mediatorów – zwiększa szansę na wypracowanie obustronnie akceptowalnego rozwiązania;
• skorzystanie z usług firm windykacyjnych specjalizujących się w inkasie międzynarodowym (inkaso);
• zlecenie odzyskania długu agencji detektywistycznej w celu zlokalizowania majątku dłużnika.

W procesie odzyskiwania należności kluczowe jest utrzymywanie stałego kontaktu z dłużnikiem, dokumentowanie wszystkich działań oraz korzystanie z profesjonalnej pomocy prawnej, aby zoptymalizować szanse na skuteczne dochodzenie roszczeń.