Rejestracja fundacji w Polsce wymaga przestrzegania określonych procedur oraz spełnienia szeregu wymogów formalnych. Proces ten opiera się głównie na przepisach ustawy o fundacjach oraz regulacjach Kodeksu cywilnego. W praktyce kluczowe znaczenie ma przygotowanie statutu, zebranie wymaganych dokumentów i złożenie wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego. Poniższy artykuł przedstawia najważniejsze zagadnienia związane z rejestracją fundacji, przybliżając każdego etapu i wyjaśniając, na co zwrócić szczególną uwagę.
Podstawy prawne i rodzaje fundacji
Fundacja to odrębny od założycieli podmiot prawny, którego celem jest realizacja określonych zadań o charakterze pożytku publicznego lub innym. Kluczowe akty prawne to:
- Ustawa o fundacjach z dnia 6 kwietnia 1984 r.
- Przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące osób prawnych
- Rozporządzenia Ministrów nadzorujących działalność fundacji
W zależności od charakteru działalności można wyróżnić fundacje:
- Prospołeczne – np. wspierające edukację, kulturę czy ochronę zdrowia
- Ekologiczne – zajmujące się ochroną środowiska
- Religijne lub charytatywne
- Korporacyjne – zakładane przez przedsiębiorstwa w celach wizerunkowych lub CSR
Podstawową cechą każdej fundacji jest to, że nie posiada członków, a jej organy działają na zasadach określonych w statucie.
Przygotowanie statutu fundacji
Statut stanowi fundament działalności fundacji i musi zawierać wszystkie obowiązkowe elementy wskazane przez ustawodawcę. W praktyce dokument ten powinien być sporządzony w formie aktu notarialnego. W statucie muszą znaleźć się m.in.:
- Nazwa i siedziba fundacji, co wpływa na jej tożsamość prawną
- Dokładnie określony cel lub cele publiczne bądź inne (np. gospodarcze) realizowane przez fundację
- Wysokość i sposób dysponowania środkami przekazanymi na fundację
- Organy fundacji (zarząd, organ nadzorczy) i zasady ich powoływania, odwoływania oraz kompetencje
- Zakres działalności odpłatnej i statutowej
- Postanowienia dotyczące sposobu reprezentowania fundacji na zewnątrz
- Tryb zmiany statutu oraz rozwiązania fundacji
Przed podpisaniem aktu notarialnego warto skonsultować projekt statutu ze specjalistą z zakresu prawa fundacyjnego. Pozwoli to uniknąć błędów formalnych, mogących skutkować odmową rejestracji przez sąd.
Wymogi dotyczące dokumentów i osób zakładających
Aby przeprowadzić procedurę rejestracji, należy zgromadzić następujące dokumenty:
- Akt notarialny zawierający statut fundacji
- Oświadczenie osób założycieli o wniesieniu funduszu założycielskiego
- Lista osób wchodzących w skład zarządu wraz z podpisami oraz danymi identyfikacyjnymi (PESEL lub numer paszportu)
- Oświadczenie o objęciu funkcji członka zarządu
- Dowód wniesienia wpisu (opłaty sądowej) oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym
Minimalna wysokość funduszu założycielskiego nie jest ustawowo określona, jednak musi być wystarczająca do realizacji celów fundacji. W praktyce rekomendowane jest, by kwota pozwalała na podjęcie pierwszych działań, np. organizację wydarzenia lub zakup sprzętu.
Osoby zakładające fundację mogą to być zarówno osoby fizyczne, jak i prawne (np. spółki). W przypadku instytucji lub przedsiębiorstw wymagane jest przedstawienie dokumentów rejestrowych potwierdzających ich istnienie i uprawnienia do występowania w obrocie prawnym.
Zgłoszenie do Krajowego Rejestru Sądowego
Wniosek o rejestrację fundacji składa się do sądu rejonowego właściwego dla siedziby fundacji. Niezbędne kroki to:
- Wypełnienie formularza KRS-WF, KRS-ZK (upoważnienie) oraz KRS-ZA (załączniki do wniosku)
- Załączenie aktu notarialnego i wypisów dokumentów potwierdzających wniesienie funduszu
- Opłacenie wpisu do rejestru (600 zł) oraz ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł)
- Złożenie kompletu dokumentów na biurze podawczym lub przesłanie ich za pośrednictwem platformy e-KRS
Sąd ma trzy miesiące na rozpoznanie wniosku. Jeżeli wniosek jest kompletny i nie budzi zastrzeżeń, fundacja zostaje wpisana do rejestru KRS i zyskuje osobowość prawną z dniem ogłoszenia postanowienia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Obowiązki po rejestracji i działalność operacyjna
Po uzyskaniu wpisu do KRS fundacja jest zobowiązana do:
- Prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości
- Składania rocznych sprawozdań finansowych i sprawozdań merytorycznych do KRS
- Przestrzegania przepisów podatkowych, w tym ordynacji podatkowej
- Współpracy z organem nadzorczym, który sprawuje kontrolę nad zgodnością działalności z celem fundacji
- Dokonywania zmian w statucie i zarządzie poprzez wnioski do KRS w razie potrzeby
Dodatkowo, jeśli fundacja prowadzi działalność odpłatną pożytku publicznego, musi uzyskać odpowiedni status i spełniać kryteria określone w ustawie o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.
Wyzwania i praktyczne wskazówki
Podczas rejestracji fundacji warto zwrócić uwagę na:
- Precyzyjne określenie celów, aby uniknąć wątpliwości sądu co do zgodności z prawem
- Ustalenie realnych i mierzalnych działań, które fundacja zamierza prowadzić
- Dbanie o transparentność finansową – rzetelne prowadzenie dokumentacji
- Stałe monitorowanie zmian w przepisach – prawo fundacyjne podlega aktualizacjom
- Współpracę z profesjonalistami: radcami prawnymi, doradcami podatkowymi lub księgowymi
Odpowiednie przygotowanie i znajomość procedur pozwalają na sprawne zakończenie procesu rejestracji oraz późniejsze uniknięcie sankcji za naruszenie przepisów. Kluczowe jest planowanie działań już na etapie tworzenia statutu oraz skrupulatność przy kompletowaniu dokumentów.
