Notariusz pobiera nie jedną, lecz kilka różnych należności. Na łączny koszt czynności notarialnej składa się przede wszystkim taksa notarialna, a w zależności od sprawy także podatek VAT, podatki i opłaty publicznoprawne oraz opłaty sądowe, które notariusz często pobiera przy podpisaniu aktu i przekazuje dalej do właściwego urzędu lub sądu. To oznacza, że odpowiedź na pytanie, jakie opłaty pobiera notariusz, zależy od rodzaju czynności: inaczej będzie przy sprzedaży mieszkania, inaczej przy darowiźnie, testamencie, pełnomocnictwie czy poświadczeniu podpisu.

W praktyce najwięcej wątpliwości budzi to, które kwoty stanowią wynagrodzenie notariusza, a które są tylko pobierane „przy okazji” w imieniu państwa. To rozróżnienie jest bardzo ważne, bo pozwala realnie porównać koszty i przygotować się do podpisania aktu notarialnego. Poniżej wyjaśniam, z czego składają się opłaty notarialne, kiedy są obowiązkowe i na co zwrócić uwagę przed wizytą w kancelarii.

Jakie opłaty pobiera notariusz i z czego wynika ich wysokość

Notariusz jest osobą zaufania publicznego, która sporządza czynności notarialne zgodnie z prawem. Jego wynagrodzenie nie jest całkowicie dowolne. Co do zasady obowiązują maksymalne stawki taksy notarialnej określone w przepisach wykonawczych do prawa o notariacie. Oznacza to, że kancelaria nie może żądać więcej niż przewiduje limit ustawowy dla danej czynności, ale może stosować stawkę niższą.

Najczęściej notariusz pobiera:

• taksy notarialne – czyli wynagrodzenie za dokonanie czynności notarialnej,
• podatek VAT od taksy notarialnej,
• opłaty za wypisy aktu notarialnego,
• opłaty sądowe – gdy akt wiąże się np. z wpisem do księgi wieczystej,
• podatek od czynności cywilnoprawnych – jeżeli dana czynność mu podlega,
• podatek od spadków i darowizn – w sytuacjach, gdy notariusz działa jako płatnik tego podatku.

Kluczowe jest to, że nie każda z tych kwot trafia do notariusza. Wynagrodzeniem kancelarii jest zasadniczo taksa notarialna oraz opłata za wypisy, powiększone o VAT. Pozostałe należności mają charakter publicznoprawny i są odprowadzane dalej.

Od czego zależy wysokość kosztów u notariusza

To, jakie opłaty pobiera notariusz w konkretnej sprawie, zależy przede wszystkim od rodzaju czynności i jej wartości. Inaczej liczy się koszty przy prostym poświadczeniu podpisu, a inaczej przy umowie sprzedaży nieruchomości wartej kilkaset tysięcy złotych.

Najczęstsze czynniki wpływające na wysokość opłat to:

• rodzaj czynności – akt notarialny, poświadczenie, pełnomocnictwo, testament, protokół,
• wartość przedmiotu czynności – np. cena sprzedaży mieszkania lub wartość darowizny,
• liczba stron aktu i stopień skomplikowania sprawy,
• liczba wypisów potrzebnych stronom, bankowi lub urzędowi,
• konieczność złożenia wniosków wieczystoksięgowych,
• powstanie obowiązku podatkowego przy danej czynności,
• status stron i relacja rodzinna – szczególnie przy darowiźnie i spadkach,
• aktualny stan prawny obowiązujący w dniu czynności.

Przykładowo przy zakupie mieszkania koszty mogą obejmować nie tylko taksę notarialną i VAT, ale także opłatę sądową za wpis prawa własności do księgi wieczystej, opłatę za założenie księgi, jeśli jej nie ma, oraz podatek od czynności cywilnoprawnych, jeżeli transakcja nie korzysta z innego reżimu podatkowego.

Jak ustalić koszt czynności notarialnej krok po kroku

Aby prawidłowo ocenić, jakie opłaty pobiera notariusz w danej sprawie, warto przejść przez kilka etapów. Pozwala to uniknąć zaskoczenia przy podpisywaniu aktu.

1. Ustal rodzaj czynności

Najpierw trzeba określić, czy potrzebny jest akt notarialny, poświadczenie podpisu, poświadczenie zgodności dokumentu z oryginałem, pełnomocnictwo, testament czy protokół. Każda z tych czynności ma odmienny sposób rozliczenia.

2. Sprawdź, czy znaczenie ma wartość przedmiotu czynności

Przy umowach dotyczących nieruchomości, udziałów, darowizn lub działu spadku wysokość taksy notarialnej zwykle zależy od wartości przedmiotu czynności. Wartość ta powinna odpowiadać rzeczywistym ustaleniom stron i charakterowi sprawy.

3. Ustal, czy wystąpią podatki lub opłaty sądowe

Nie każda czynność powoduje obowiązek zapłaty podatku. Przy części spraw notariusz pobiera jednak należności publiczne i przekazuje je we właściwe miejsce. Dotyczy to zwłaszcza obrotu nieruchomościami, darowizn i niektórych czynności spadkowych.

4. Przygotuj dokumenty

Brak dokumentów może wydłużyć sprawę albo uniemożliwić podpisanie aktu. W zależności od sprawy potrzebne mogą być dokumenty tożsamości, numer księgi wieczystej, podstawa nabycia nieruchomości, zaświadczenia urzędowe, dane stron, dokumenty spółki lub postanowienia sądowe.

5. Poproś kancelarię o zestawienie kosztów

Przed terminem podpisania warto poprosić o rozpisanie wszystkich składników płatności. Dzięki temu wiadomo, jaka część stanowi wynagrodzenie notariusza, a jaka podatek czy opłata sądowa.

6. Zweryfikuj sposób płatności

Kancelarie mogą wymagać płatności przed podpisaniem albo w dniu czynności. Znaczenie ma również to, czy dana należność ma zostać wpłacona przelewem, gotówką lub kartą. Zasady organizacyjne mogą się różnić między kancelariami.

Prawa i obowiązki stron przy rozliczeniu z notariuszem

Strony czynności notarialnej mają prawo wiedzieć, za co płacą. To szczególnie ważne tam, gdzie łączna kwota obejmuje kilka odrębnych należności.

Uprawnienia klienta obejmują w szczególności:

• uzyskanie informacji o przewidywanych kosztach,
• poznanie, które opłaty są wynagrodzeniem notariusza, a które podatkiem lub opłatą sądową,
• otrzymanie wypisów aktu notarialnego, jeśli są potrzebne,
• zadawanie pytań co do podstawy pobrania konkretnych należności.

Obowiązki stron to przede wszystkim:

• przedstawienie prawdziwych danych i dokumentów,
• zapłata należności związanych z czynnością,
• współdziałanie przy ustaleniu wartości przedmiotu czynności,
• podanie danych potrzebnych do wniosków wieczystoksięgowych lub podatkowych.

W praktyce strony powinny też zwrócić uwagę na to, kto zgodnie z umową ponosi koszty. Prawo i treść umowy nie zawsze prowadzą do tego samego rezultatu. Możliwe jest bowiem, że jedna strona faktycznie wpłaca całość przy akcie, ale ekonomicznie strony podzielą koszt inaczej.

Zagadnienie	Co oznacza	Kogo dotyczy	Na co zwrócić uwagę
Taksa notarialna	Wynagrodzenie notariusza za dokonanie czynności	Każdego korzystającego z czynności notarialnej	Obowiązują stawki maksymalne, ale kancelaria może zastosować niższą
VAT	Podatek doliczany do wynagrodzenia notariusza i niektórych opłat kancelaryjnych	Stron płacących za czynność	Warto sprawdzić, czy podana kwota jest netto czy brutto
Wypisy aktu	Urzędowe odpisy aktu notarialnego wydawane stronom i instytucjom	Stron umowy, banków, urzędów	Koszt zależy zwykle od liczby stron dokumentu i liczby wypisów
Opłata sądowa	Należność za wpisy do księgi wieczystej lub inne czynności sądowe	Najczęściej strony czynności dotyczących nieruchomości	Nie stanowi wynagrodzenia notariusza, lecz trafia do sądu
PCC	Podatek od czynności cywilnoprawnych przy wybranych umowach	Np. strony części umów sprzedaży lub ustanowienia praw	Zakres podatku zależy od rodzaju czynności i aktualnych przepisów
Podatek od spadków i darowizn	Podatek związany z nabyciem majątku pod tytułem darmym	Osób otrzymujących darowiznę lub określone prawa	Znaczenie ma relacja rodzinna, przedmiot nabycia i spełnienie warunków zwolnienia
Wartość przedmiotu czynności	Kwota, od której często liczy się maksymalną taksę	Stron czynności o charakterze majątkowym	Powinna być zgodna z rzeczywistym stanem sprawy
Płatnik podatku	Notariusz pobiera i odprowadza wybrane podatki w imieniu stron	Osób dokonujących czynności objętych takim obowiązkiem	To, że notaruisz pobiera podatek, nie oznacza, że jest jego beneficjentem

Jakie dokumenty, terminy i koszty dodatkowe mogą mieć znaczenie

Przy odpowiedzi na pytanie, jakie opłaty pobiera notariusz, nie można pominąć dokumentów i czynności ubocznych. To one często decydują o tym, czy koszt końcowy będzie wyższy niż sama taksa.

W zależności od rodzaju sprawy kancelaria może poprosić o:

• dowód osobisty albo paszport,
• numer PESEL, NIP lub KRS,
• odpis z księgi wieczystej albo numer księgi,
• dokument stanowiący podstawę nabycia prawa, np. wcześniejszy akt notarialny, postanowienie sądu lub akt poświadczenia dziedziczenia,
• zaświadczenia z urzędu skarbowego lub gminy, jeśli są wymagane,
• dokumenty geodezyjne lub dane lokalu,
• umowę kredytową i dane banku przy transakcji finansowanej kredytem,
• pełnomocnictwo, jeżeli strona działa przez pełnomocnika.

Co do terminów, ich znaczenie zależy od rodzaju czynności. Samo sporządzenie aktu notarialnego zwykle następuje w uzgodnionym terminie po skompletowaniu dokumentów. Natomiast wpis do księgi wieczystej czy rozliczenie podatku następują już w odrębnych trybach, choć notariusz może przekazać odpowiednie wnioski elektronicznie lub pobrać należności jako płatnik.

Do kosztów dodatkowych mogą należeć też opłaty za pełnomocnictwa, zaświadczenia potrzebne przed aktem czy wypisy dla banku oraz urzędów. Przy nieruchomościach trzeba pamiętać, że koszt notarialny to tylko część całkowitego kosztu transakcji.

Najczęstsze błędy przy ustalaniu opłat notarialnych

W praktyce powtarza się kilka błędów, które prowadzą do nieporozumień albo opóźnień.

• Mylenie taksy notarialnej z pełnym kosztem czynności – sama taksa to często tylko część ostatecznej kwoty.
• Założenie, że wszystkie pobrane pieniądze są zarobkiem notariusza – tymczasem część stanowią podatki i opłaty sądowe.
• Brak pytania o kwotę brutto – podana cena może wymagać doliczenia VAT, jeśli nie została wskazana jako końcowa.
• Niedoszacowanie liczby wypisów – dodatkowe egzemplarze aktu bywają potrzebne dla każdej ze stron, banku lub urzędu.
• Przyjęcie niewłaściwej wartości przedmiotu czynności – może to rodzić problem przy rozliczeniu i ocenie kosztów.
• Nieprzygotowanie dokumentów – brak zaświadczenia lub podstawy nabycia prawa może wstrzymać podpisanie aktu, mimo wcześniejszego umówienia terminu.
• Brak ustaleń między stronami, kto płaci – zwłaszcza przy sprzedaży nieruchomości może to prowadzić do sporu organizacyjnego w dniu aktu.

Etap	Co zrobić	Możliwe dokumenty	Ważna uwaga
Wstępna analiza sprawy	Określ rodzaj czynności i jej cel	Opis sprawy, dane stron, podstawowe informacje o przedmiocie czynności	Od tego zależy, jakie opłaty pobiera notariusz
Ustalenie wartości	Podaj wartość przedmiotu czynności, jeśli ma charakter majątkowy	Projekt umowy, wycena, ustalona cena sprzedaży	Wartość wpływa na maksymalną taksę przy wielu aktach
Kompletowanie dokumentów	Zbierz dokumenty wymagane przez kancelarię	Dowód tożsamości, KW, akty stanu cywilnego, dokument nabycia	Lista dokumentów może różnić się zależnie od sprawy
Kalkulacja kosztów	Poproś o rozbicie na taksę, VAT, podatki, opłaty sądowe i wypisy	Zestawienie z kancelarii	Pozwala porównać oferty i uniknąć błędnych założeń
Uzgodnienie płatności	Sprawdź termin i sposób zapłaty	Potwierdzenie przelewu, dane do płatności	Niektóre kancelarie wymagają wcześniejszego zasilenia rachunku
Podpisanie aktu	Przeczytaj dokument i potwierdź poprawność danych	Projekt aktu, dowód tożsamości, pełnomocnictwo	Po podpisaniu korekty mogą wymagać kolejnej czynności i dalszych kosztów
Po czynności	Odbierz wypisy i sprawdź, czy złożono potrzebne wnioski	Wypisy aktu, potwierdzenia pobrania opłat	Przy nieruchomościach istotne jest zwłaszcza złożenie wniosku do księgi wieczystej

Praktyczne sytuacje: mieszkanie, darowizna, spadek, pełnomocnictwo

W różnych sprawach odpowiedź na pytanie, jakie opłaty pobiera notariusz, wygląda inaczej.

Sprzedaż mieszkania lub domu

To zwykle najbardziej kosztowny wariant, bo poza taksą notarialną pojawiają się wypisy, często opłaty sądowe związane z księgą wieczystą i ewentualne podatki. Jeśli transakcja jest finansowana kredytem, dochodzą też czynności związane z ustanowieniem zabezpieczeń i ich wpisem.

Darowizna nieruchomości lub pieniędzy

Przy darowiźnie notariusz może pobierać taksę, VAT, wypisy oraz – w zależności od konkretnego przypadku – podatek od spadków i darowizn. Znaczenie mają relacje rodzinne i spełnienie warunków przewidzianych przepisami dla zwolnień lub preferencji.

Dziedziczenie i akt poświadczenia dziedziczenia

W sprawach spadkowych koszty zależą od tego, czy sporządzany jest testament, protokół dziedziczenia, akt poświadczenia dziedziczenia czy umowa działu spadku. Przy dziale spadku z elementem majątkowym koszt może wzrosnąć wraz z wartością składników majątku.

Pełnomocnictwo

To zazwyczaj prostsza i tańsza czynność niż akt dotyczący nieruchomości, ale koszt zależy od tego, czy pełnomocnictwo ma zwykłą treść, czy obejmuje bardziej rozbudowane umocowanie. Dolicza się również wypisy, jeśli są potrzebne.

Poświadczenie podpisu lub kopii dokumentu

Takie czynności zwykle mają bardziej przewidywalny koszt niż umowy majątkowe. Nadal jednak należy sprawdzić, czy opłata podawana przez kancelarię obejmuje podatek VAT oraz czy potrzebne będą dodatkowe egzemplarze poświadczenia.

FAQ

Czy notariusz pobiera tylko taksę notarialną?

Nie. Oprócz taksy notarialnej notariusz może pobierać także VAT, opłaty za wypisy, opłaty sądowe oraz określone podatki, jeśli przepisy przewidują, że działa jako płatnik.

Czy można wcześniej sprawdzić, jakie opłaty pobiera notariusz?

Tak. Najlepiej przed wizytą przesłać opis sprawy i podstawowe dokumenty, a następnie poprosić kancelarię o szczegółową kalkulację wszystkich należności z podziałem na wynagrodzenie, podatki i opłaty urzędowe.

Kto płaci koszty notarialne przy sprzedaży nieruchomości?

Przepisy i praktyka obrotu nie zawsze oznaczają jeden sztywny model rozliczenia między stronami. Najczęściej strony ustalają to w umowie albo przyjmują zwyczaj rynkowy. Ważne jest, by ustalić to przed podpisaniem aktu.

Czy notariusz może pobrać niższą opłatę niż stawka maksymalna?

Co do zasady tak, ponieważ przepisy wyznaczają maksymalny pułap taksy notarialnej. Nie oznacza to jednak, że każda kancelaria stosuje identyczne obniżki lub taki sam sposób kalkulacji kosztów dodatkowych.

Jakie dokumenty są potrzebne do wyliczenia kosztów?

Zwykle potrzebne są dane stron, rodzaj czynności, wartość przedmiotu czynności oraz dokumenty dotyczące przedmiotu sprawy, np. numer księgi wieczystej, podstawa nabycia nieruchomości, dokumenty spółki albo projekt umowy.

Czy wypis aktu notarialnego jest dodatkowo płatny?

Tak, co do zasady wypisy aktu notarialnego są odrębnie rozliczane. Ostateczny koszt zależy od liczby potrzebnych egzemplarzy i objętości dokumentu.

Co się stanie, jeśli w dniu aktu zabraknie dokumentu albo pieniędzy na opłaty?

Najczęściej czynność nie zostanie dokonana do czasu usunięcia braków. W sprawach nieruchomościowych może to spowodować konieczność przesunięcia terminu, a przy transakcjach powiązanych z kredytem także problemy organizacyjne z udziałem banku.

Czy do wizyty u notariusza potrzebny jest adwokat albo radca prawny?

Nie zawsze. W prostych sprawach wiele osób działa samodzielnie. Przy czynnościach o dużej wartości, skomplikowanym stanie prawnym nieruchomości, sporach rodzinnych lub ryzyku podatkowym dodatkowa konsultacja prawna bywa jednak bardzo pomocna.