Na pytanie „kto umawia notariusza kupujący czy sprzedający?” najczęściej odpowiada się tak: w praktyce notariusza zwykle organizuje kupujący, ale polskie prawo co do zasady nie narzuca jednej obowiązkowej reguły, że zawsze musi to zrobić tylko jedna strona. O wyborze kancelarii notarialnej decydują przede wszystkim ustalenia stron transakcji, a sam notariusz ma obowiązek działać bezstronnie wobec obu stron aktu. Przy sprzedaży nieruchomości znaczenie mają nie tylko wygoda organizacyjna, lecz także koszty, termin podpisania aktu, komplet dokumentów oraz bezpieczeństwo całej transakcji. Dlatego warto rozdzielić trzy kwestie: kto wybiera kancelarię, kto kontaktuje się z notariuszem i kto ponosi koszty aktu notarialnego.

Kto umawia notariusza kupujący czy sprzedający – jaka jest ogólna zasada?

W polskim obrocie nieruchomościami nie ma prostej zasady ustawowej, zgodnie z którą zawsze kupujący albo zawsze sprzedający musi umówić notariusza. Co do zasady strony ustalają to między sobą. W praktyce rynkowej częściej kancelarię wybiera kupujący, zwłaszcza gdy to on finansuje zakup, organizuje kredyt hipoteczny i ponosi znaczną część kosztów transakcyjnych.

Nie oznacza to jednak, że sprzedający nie ma nic do powiedzenia. Sprzedający może:

• zaproponować własną kancelarię notarialną,
• nie zgodzić się na termin, który jest dla niego niemożliwy,
• przedstawić uwagi do projektu aktu,
• oczekiwać, że kancelaria wskaże pełną listę dokumentów koniecznych do sprzedaży.

Warto pamiętać, że notariusz nie jest pełnomocnikiem żadnej ze stron. To osoba zaufania publicznego, która sporządza akt notarialny zgodnie z prawem, czuwa nad prawidłowością czynności i powinna uwzględniać interesy obu stron w granicach prawa. Sam fakt, że notariusza „umawia” kupujący, nie daje mu uprzywilejowanej pozycji prawnej.

Od czego zależy, kto wybierze kancelarię notarialną?

To, kto organizuje spotkanie u notariusza, zależy zwykle od kilku praktycznych okoliczności. Najważniejsze znaczenie mają ustalenia stron zawarte na etapie negocjacji lub w umowie przedwstępnej.

Ustalenia umowne między stronami

Jeżeli strony podpisały wcześniej umowę przedwstępną, mogą w niej wskazać:

• która strona wybiera notariusza,
• w jakim mieście ma dojść do podpisania aktu,
• do kiedy ma zostać zawarta umowa przyrzeczona,
• jak zostaną rozdzielone koszty notarialne i sądowe.

Jeżeli takich postanowień nie ma, konieczne jest zwykłe porozumienie organizacyjne.

Charakter transakcji

Przy zakupie za gotówkę procedura bywa prostsza. Gdy zakup jest finansowany kredytem hipotecznym, kupujący częściej koordynuje kontakt z kancelarią, ponieważ musi zsynchronizować termin aktu z decyzją kredytową, warunkami banku i dokumentami dotyczącymi hipoteki.

Położenie nieruchomości i wygoda stron

Choć notariusza można wybrać co do zasady niezależnie od miejsca położenia nieruchomości, strony często kierują się wygodą dojazdu, dostępnością terminów oraz doświadczeniem kancelarii w danym typie transakcji, na przykład:

• sprzedaży mieszkania z rynku wtórnego,
• sprzedaży domu z działką,
• zbycia udziału w nieruchomości,
• sprzedaży nieruchomości obciążonej hipoteką,
• transakcji z udziałem spadkobierców lub pełnomocnika.

Jak wygląda umawianie notariusza krok po kroku?

Sam proces umówienia kancelarii warto potraktować jako element przygotowania do bezpiecznego zawarcia umowy. Pozwala to uniknąć opóźnień i braków formalnych.

1. Uzgodnienie, kto koordynuje transakcję

Najpierw strony powinny ustalić, kto kontaktuje się z kancelarią i przekazuje dokumenty. Może to być kupujący, sprzedający, pośrednik nieruchomości albo pełnomocnik jednej ze stron. Dobrą praktyką jest potwierdzenie tych ustaleń mailowo.

2. Wybór kancelarii i wstępna rezerwacja terminu

Następnie wybrana kancelaria otrzymuje podstawowe informacje:

• kto jest stroną umowy,
• jaki jest przedmiot sprzedaży,
• czy nieruchomość ma księgę wieczystą,
• czy zakup jest na kredyt,
• czy występują pełnomocnicy, współwłaściciele albo małżonkowie.

Notariusz lub jego pracownik zwykle wskazuje wtedy wstępną listę dokumentów i możliwy termin podpisania aktu.

3. Zebranie dokumentów

To etap, na którym najczęściej pojawiają się opóźnienia. W zależności od rodzaju nieruchomości mogą być potrzebne dokumenty dotyczące tytułu własności, stanu cywilnego, zaświadczeń administracyjnych, danych do księgi wieczystej, podstaw nabycia czy zgód współmałżonka.

4. Otrzymanie projektu aktu notarialnego

Przed spotkaniem strony powinny otrzymać projekt umowy do przeczytania. To ważny moment na wychwycenie błędów dotyczących:

• danych stron,
• opisu nieruchomości,
• ceny i sposobu zapłaty,
• terminu wydania lokalu,
• oświadczeń o braku zaległości,
• wniosków wieczystoksięgowych.

5. Podpisanie aktu i złożenie wniosków

Po podpisaniu aktu notarialnego notariusz może złożyć określone wnioski, zwłaszcza do sądu wieczystoksięgowego. Zakres tych czynności zależy od rodzaju transakcji. W praktyce to notariusz przekazuje również wypisy aktu i pobiera należne opłaty oraz podatki, jeśli z przepisów wynika taki obowiązek.

Prawa i obowiązki kupującego oraz sprzedającego przy wyborze notariusza

Odpowiedź na pytanie, kto umawia notariusza kupujący czy sprzedający, trzeba uzupełnić o prawa i obowiązki obu stron. Spór najczęściej nie dotyczy samego telefonu do kancelarii, ale wpływu na treść aktu, kosztów i terminu.

• Kupujący ma prawo proponować kancelarię, pytać o koszty, oczekiwać projektu aktu i wnosić uwagi do treści umowy.
• Sprzedający ma prawo znać treść aktu z wyprzedzeniem, zgłaszać zastrzeżenia oraz odmówić podpisania dokumentu niezgodnego z wcześniejszymi ustaleniami.
• Obie strony mają obowiązek podać prawdziwe dane i przedłożyć wymagane dokumenty.
• Obie strony powinny stawić się z ważnym dokumentem tożsamości albo działać przez prawidłowo umocowanego pełnomocnika.
• Notariusz ma obowiązek wyjaśnić skutki prawne czynności i czuwać nad zgodnością aktu z prawem.

Szczególnie istotne jest rozróżnienie między organizacją spotkania a wpływem na treść umowy. To, że jedna strona umawia termin, nie oznacza, że może jednostronnie narzucić wszystkie postanowienia aktu notarialnego.

Zagadnienie	Co oznacza	Kogo dotyczy	Na co zwrócić uwagę
Wybór notariusza	Wskazanie kancelarii, w której dojdzie do podpisania aktu	Kupującego i sprzedającego	Najlepiej ustalić to wyraźnie przed finalizacją transakcji
Umawianie terminu	Kontakt z kancelarią i rezerwacja dnia podpisania	Zwykle strony lub pośrednika	Termin musi uwzględniać gotowość obu stron i komplet dokumentów
Bezstronność notariusza	Notariusz nie reprezentuje wyłącznie jednej strony	Obie strony czynności	Wybranie kancelarii przez kupującego nie daje mu przewagi prawnej
Projekt aktu	Wstępna wersja umowy notarialnej do sprawdzenia	Kupującego i sprzedającego	Należy sprawdzić cenę, dane, terminy i obciążenia
Koszty notarialne	Taksa, wypisy, opłaty sądowe oraz czasem podatki	Najczęściej głównie kupującego, ale według ustaleń	Warto ustalić podział kosztów przed aktem
Dokumenty do aktu	Zaświadczenia i dokumenty potwierdzające stan prawny	Zwłaszcza sprzedającego, ale także kupującego	Lista zależy od rodzaju nieruchomości i źródła finansowania
Umowa przedwstępna	Może regulować wybór kancelarii i termin umowy przyrzeczonej	Obie strony	Warto sprawdzić, czy zawiera konkretne postanowienia organizacyjne
Pełnomocnictwo	Działanie przez inną osobę zamiast osobistego stawiennictwa	Kupującego albo sprzedającego	Musi mieć właściwą formę i zakres umocowania

Dokumenty, terminy i koszty związane z aktem notarialnym

W praktyce to nie samo pytanie, kto umawia notariusza kupujący czy sprzedający, jest najważniejsze, lecz to, czy strony są przygotowane do podpisania aktu. Nawet najlepiej umówiony termin nie pomoże, jeśli zabraknie wymaganych dokumentów.

Jakie dokumenty mogą być potrzebne?

Zakres dokumentów zależy od rodzaju nieruchomości i stanu prawnego. Często potrzebne są między innymi:

• dokument tożsamości stron,
• dane z księgi wieczystej,
• podstawa nabycia nieruchomości przez sprzedającego,
• zaświadczenia o braku zaległości, jeśli są wymagane w danej sytuacji,
• dokumenty dotyczące wspólności majątkowej małżeńskiej albo zgody współmałżonka,
• zaświadczenia ze wspólnoty, spółdzielni lub gminy, jeżeli mają znaczenie dla transakcji,
• dokumenty bankowe przy kredycie i hipotece,
• pełnomocnictwo, jeśli strona działa przez pełnomocnika.

Lista nie jest zamknięta. Przy działkach, lokalach spółdzielczych, nieruchomościach spadkowych lub sprzedaży przez przedsiębiorcę mogą pojawić się dodatkowe wymagania.

Czy są sztywne terminy na umówienie aktu?

Samo prawo zazwyczaj nie przewiduje jednego ogólnego terminu, w jakim trzeba „umówić notariusza”. Termin może jednak wynikać z:

• umowy przedwstępnej,
• decyzji kredytowej banku,
• ważności zaświadczeń i dokumentów,
• uzgodnionego terminu wydania nieruchomości,
• potrzeby wykreślenia lub ustanowienia hipoteki.

Jeżeli strony zbyt długo zwlekają, może dojść do naruszenia wcześniejszych ustaleń umownych, a w niektórych przypadkach także do sporu o zadatek lub odpowiedzialność za niewykonanie umowy.

Z jakich elementów składają się koszty?

Koszty przy akcie notarialnym mogą obejmować:

• taksy notarialne,
• koszt wypisów aktu,
• opłaty sądowe związane z wpisami do księgi wieczystej,
• podatek, jeżeli w danej transakcji występuje obowiązek jego pobrania,
• koszty pełnomocnictwa albo dodatkowych dokumentów.

Wysokość tych kosztów zależy od rodzaju czynności, wartości przedmiotu umowy i aktualnych przepisów. Nie warto opierać się na przypadkowych stawkach z dawnych porad, ponieważ opłaty i praktyka rynkowa mogą się zmieniać.

Najczęstsze błędy przy umawianiu notariusza i przygotowaniu umowy

Przy sprzedaży mieszkania, domu lub działki powtarza się kilka typowych błędów organizacyjnych i prawnych.

• Założenie, że tylko kupujący ma prawo wybrać notariusza. To częsta praktyka, ale nie bezwzględny obowiązek wynikający z samego prawa.
• Brak wcześniejszego ustalenia kosztów. Spór o to, kto płaci za akt, wypisy lub opłaty sądowe, potrafi pojawić się tuż przed podpisaniem dokumentu.
• Nieprzeczytanie projektu aktu notarialnego. Błędy w danych, terminach płatności albo opisie nieruchomości mogą później powodować realne problemy.
• Zbyt późne kompletowanie dokumentów. Niektóre zaświadczenia trzeba uzyskać wcześniej, a ich brak może uniemożliwić podpisanie aktu w ustalonym dniu.
• Mylenie notariusza z pełnomocnikiem jednej strony. Notariusz ma obowiązek zachować bezstronność i nie powinien „prowadzić sprawy” wyłącznie w interesie kupującego albo sprzedającego.
• Brak weryfikacji stanu prawnego nieruchomości. Sama rezerwacja terminu u notariusza nie zastępuje sprawdzenia księgi wieczystej, podstaw nabycia i ewentualnych obciążeń.

Etap	Co zrobić	Możliwe dokumenty	Ważna uwaga
Ustalenie organizacyjne	Uzgodnić, kto kontaktuje się z kancelarią	Umowa przedwstępna, korespondencja mailowa	Dobrze potwierdzić ustalenia na piśmie
Wybór kancelarii	Sprawdzić dostępność terminu i doświadczenie w danym typie transakcji	Dane stron, numer księgi wieczystej	Nie kierować się wyłącznie lokalizacją albo ceną
Kompletowanie dokumentów	Zebrać dokumenty wskazane przez notariusza	Dowód tożsamości, podstawa nabycia, zaświadczenia, dokumenty bankowe	Zakres dokumentów zależy od stanu prawnego nieruchomości
Analiza projektu aktu	Przeczytać projekt i zgłosić poprawki	Projekt aktu, ustalenia stron, umowa przedwstępna	Trzeba sprawdzić cenę, terminy, sposób zapłaty i wydania
Ustalenie kosztów	Uzgodnić, kto i za co płaci	Wyliczenie kancelarii, ustalenia mailowe	Brak uzgodnienia może wywołać konflikt w dniu aktu
Podpisanie aktu	Stawić się osobiście lub przez pełnomocnika	Dowód tożsamości, pełnomocnictwo	Brak prawidłowego umocowania może uniemożliwić zawarcie umowy
Po akcie	Sprawdzić wypisy i zakres złożonych wniosków	Wypis aktu, potwierdzenia opłat	Warto zachować komplet dokumentów do dalszych formalności

Szczególne sytuacje: kredyt, pełnomocnik, współwłasność i sprzedaż spadkowa

W wielu sprawach odpowiedź na pytanie, kto umawia notariusza kupujący czy sprzedający, zależy od bardziej złożonego stanu faktycznego.

Zakup mieszkania na kredyt

Przy kredycie hipotecznym to najczęściej kupujący koordynuje termin z kancelarią, ponieważ musi uzgodnić akt z bankiem. Często potrzebne są dodatkowe dokumenty bankowe oraz odpowiednie zapisy dotyczące wypłaty ceny i ustanowienia hipoteki.

Sprzedaż przez pełnomocnika

Jeżeli sprzedający lub kupujący działa przez pełnomocnika, notariusz musi zweryfikować zakres umocowania. W praktyce bezpieczniej jest wysłać pełnomocnictwo do kancelarii wcześniej, zanim termin zostanie ostatecznie potwierdzony.

Współwłasność lub udział kilku sprzedających

Gdy nieruchomość należy do kilku osób, organizacja aktu bywa trudniejsza. Trzeba uzgodnić dostępność wszystkich współwłaścicieli, sprawdzić ich dane i podstawy nabycia oraz ustalić, czy każdy będzie obecny osobiście.

Nieruchomość po spadku

Jeżeli sprzedaż dotyczy nieruchomości nabytej w drodze dziedziczenia, konieczne może być wcześniejsze uregulowanie spraw spadkowych. Sama gotowość stron do umówienia notariusza nie wystarczy, jeżeli stan prawny po zmarłym nie został należycie wykazany odpowiednimi dokumentami.

Sprzedaż między członkami rodziny

Rodzinny charakter transakcji nie znosi wymogu aktu notarialnego przy przeniesieniu własności nieruchomości. Często strony pochopnie traktują takie sprawy jako formalność i odkładają dokumenty na ostatnią chwilę, co może przedłużyć podpisanie umowy.

FAQ

Czy kupujący zawsze wybiera notariusza?

Nie. Choć w praktyce często to kupujący proponuje kancelarię, prawo nie ustanawia bezwzględnej zasady, że wyłącznie on ma do tego prawo. Decydują ustalenia stron.

Czy sprzedający może nie zgodzić się na notariusza wskazanego przez kupującego?

Tak. Sprzedający nie musi akceptować kancelarii, terminu ani projektu aktu, jeśli ma uzasadnione zastrzeżenia. Strony powinny dojść do porozumienia, a notariusz ma pozostać bezstronny.

Kto płaci za notariusza przy sprzedaży mieszkania?

Najczęściej większą część kosztów ponosi kupujący, ale nie jest to reguła bez wyjątków. Podział kosztów może zostać ustalony inaczej w umowie lub w toku negocjacji.

Jakie dokumenty są potrzebne do umówienia aktu notarialnego?

Na początku zwykle wystarczą podstawowe dane stron i numer księgi wieczystej, ale do podpisania aktu potrzebny jest pełniejszy komplet dokumentów. Ich zakres zależy od rodzaju nieruchomości, sposobu nabycia i ewentualnego kredytu.

Czy notariusz może być w innym mieście niż nieruchomość?

Co do zasady tak. Przy umowie sprzedaży nieruchomości strony mogą wybrać kancelarię notarialną niezależnie od położenia nieruchomości, o ile możliwe jest prawidłowe przeprowadzenie czynności i zgromadzenie wymaganych dokumentów.

Co się stanie, jeśli jedna ze stron nie dostarczy dokumentów na czas?

Może to uniemożliwić podpisanie aktu w ustalonym terminie. Skutki prawne zależą od wcześniejszych umów stron, w tym od postanowień dotyczących zadatku, terminu zawarcia umowy przyrzeczonej i odpowiedzialności za opóźnienie.

Czy można podpisać akt przez pełnomocnika?

Tak, ale pełnomocnictwo musi mieć odpowiednią formę i zakres. Kancelaria powinna ocenić je przed terminem podpisania aktu, aby uniknąć odmowy dokonania czynności.

Czy do umówienia notariusza potrzebny jest prawnik?

Nie zawsze. W prostych transakcjach strony często działają samodzielnie, jednak przy sporach, nietypowych zapisach, sprzedaży udziałów, nieruchomości spadkowej albo transakcji z większym ryzykiem pomoc prawnika może być bardzo przydatna.