Czy u notariusza można posłużyć się aplikacją mObywatel? Co do zasady tak, ale nie w każdej czynności i nie w każdej kancelarii będzie to wystarczające jako jedyny sposób potwierdzenia tożsamości. W praktyce kluczowe znaczenie ma to, czy okazywany dokument w aplikacji mObywatel może zostać uznany za skuteczny środek identyfikacji przy konkretnej czynności notarialnej oraz czy notariusz ma możliwość bezpiecznej weryfikacji danych. Przy aktach notarialnych, pełnomocnictwach, poświadczeniach podpisu czy czynnościach dotyczących nieruchomości notariusz ma obowiązek szczególnie starannie ustalić tożsamość stron, dlatego sama obecność danych w telefonie nie zawsze rozwiązuje sprawę.

W polskim porządku prawnym aplikacja mObywatel ma istotne znaczenie i w wielu sytuacjach może zastępować tradycyjny dokument tożsamości. Trzeba jednak odróżnić dopuszczalność posługiwania się mObywatelem od praktycznej decyzji notariusza, który odpowiada za prawidłowe dokonanie czynności. Z punktu widzenia klienta najbezpieczniej jest przyjąć, że mObywatel może pomóc w identyfikacji, ale w sprawach notarialnych nadal warto mieć przy sobie dowód osobisty albo paszport.

Czy u notariusza można posłużyć się aplikacją mObywatel – ogólna zasada

Notariusz jest osobą zaufania publicznego i sporządza dokumenty wywołujące istotne skutki prawne. Dlatego jednym z podstawowych obowiązków kancelarii notarialnej jest ustalenie tożsamości osoby biorącej udział w czynności. Nie chodzi wyłącznie o sprawdzenie imienia i nazwiska, ale także o ocenę, czy dana osoba rzeczywiście jest tą, za którą się podaje, działa we własnym imieniu lub jako pełnomocnik oraz ma zdolność do dokonania czynności.

Aplikacja mObywatel, w szczególności dokument mDowód, została przewidziana jako środek potwierdzania tożsamości w relacjach z wieloma podmiotami w Polsce. W obrocie prawnym nie oznacza to jednak automatycznie, że w każdej czynności notarialnej telefon z aplikacją będzie traktowany identycznie jak tradycyjny dokument. Notariusz odpowiada za poprawność aktu notarialnego, poświadczenia czy protokołu, dlatego może żądać dodatkowych danych, innych dokumentów albo nawet odmówić dokonania czynności do czasu pełnego wyjaśnienia wątpliwości.

Najważniejsza zasada jest więc następująca:

• mObywatel może być użyty do potwierdzenia tożsamości,
• ale notariusz musi mieć realną możliwość jej pewnego ustalenia,
• a przy poważnych czynnościach może oczekiwać również fizycznego dokumentu lub innych dokumentów źródłowych.

Takie podejście nie wynika z niechęci do cyfrowych rozwiązań, lecz z poziomu odpowiedzialności notariusza. Jeżeli po dokonaniu czynności okazałoby się, że tożsamość strony ustalono wadliwie, konsekwencje mogłyby dotyczyć zarówno ważności i bezpieczeństwa obrotu, jak i odpowiedzialności zawodowej.

Jakie warunki muszą być spełnione, aby mObywatel był użyteczny w kancelarii notarialnej

Samo posiadanie aplikacji nie wystarczy. Znaczenie ma kilka praktycznych warunków.

Możliwość technicznej weryfikacji

Notariusz powinien móc odczytać dane z aplikacji i zweryfikować, że dokument jest aktualny oraz okazany przez właściwą osobę. W praktyce może to obejmować sprawdzenie danych wizualnie, a w niektórych sytuacjach także wykorzystanie funkcji weryfikacyjnych przewidzianych dla dokumentu cyfrowego.

Zgodność danych z innymi dokumentami sprawy

Nawet jeżeli notariusz przyjmie mObywatel do identyfikacji, dane z aplikacji powinny zgadzać się z treścią projektowanej czynności oraz z innymi dokumentami, na przykład:

• odpisem księgi wieczystej,
• pełnomocnictwem,
• postanowieniem sądu,
• aktem stanu cywilnego,
• dokumentami spółki,
• wypisem z rejestru przedsiębiorców.

Brak wątpliwości co do osoby i jej działania

Jeżeli notariusz ma wątpliwości dotyczące tożsamości, stanu świadomości strony, umocowania pełnomocnika albo autentyczności przedstawionych danych, może zażądać dodatkowych dokumentów lub przełożyć czynność. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji nietypowych, takich jak:

• sprzedaż nieruchomości o dużej wartości,
• udzielenie pełnomocnictwa o szerokim zakresie,
• czynność z udziałem osoby starszej lub chorej,
• rozbieżności w pisowni danych,
• posługiwanie się dokumentami zagranicznymi.

Rodzaj czynności notarialnej

Im poważniejsze skutki prawne czynności, tym większa ostrożność kancelarii. Przy prostszych poświadczeniach praktyka może być bardziej elastyczna. Przy aktach notarialnych dotyczących nieruchomości, spadku, darowizny czy ustanowienia hipoteki notariusz zwykle dba o maksymalnie pewne ustalenie tożsamości.

Jak wygląda procedura w kancelarii krok po kroku

Jeżeli chcesz posłużyć się aplikacją mObywatel u notariusza, warto podejść do sprawy praktycznie.

1. Skontaktuj się z kancelarią przed wizytą

Najlepiej jeszcze przy umawianiu terminu zapytać, czy kancelaria akceptuje mObywatel do ustalenia tożsamości przy planowanej czynności. To ważne, ponieważ praktyka może się różnić, a notariusz ma obowiązek dostosować sposób weryfikacji do sprawy.

2. Opisz rodzaj czynności

Inaczej będzie oceniana zwykła zgoda, poświadczenie podpisu czy wypis, a inaczej sprzedaż mieszkania, dział spadku, ustanowienie służebności albo intercyza. Kancelaria często już na etapie rejestracji wskaże, czy potrzebny będzie fizyczny dowód osobisty, paszport albo dodatkowe dokumenty.

3. Przygotuj aplikację i dokument zapasowy

Telefon powinien być sprawny, odblokowany i gotowy do okazania dokumentu. Rozsądne jest także zabranie:

• dowodu osobistego,
• paszportu,
• prawa jazdy jako dokumentu pomocniczego,
• dokumentów potwierdzających zmianę nazwiska lub stan cywilny, jeśli ma to znaczenie.

4. Okazuj dane zgodnie z poleceniem notariusza

W kancelarii notarialnej to notariusz albo upoważniony pracownik prowadzi weryfikację. Nie należy ograniczać się do pokazania ekranu „na chwilę”. Jeżeli potrzebna jest dokładna kontrola danych, trzeba umożliwić spokojne sprawdzenie informacji.

5. Przygotuj się na dodatkowe pytania

Notariusz może dopytać o numer PESEL, adres, imiona rodziców, stan cywilny, podstawę nabycia prawa albo zakres pełnomocnictwa. Takie pytania nie są nadmierną formalnością, lecz elementem bezpieczeństwa czynności.

6. Uszanuj decyzję o potrzebie dodatkowego dokumentu

Jeśli kancelaria uzna, że w danej sprawie mObywatel nie wystarczy, notariusz może odmówić dokonania czynności do czasu okazania wymaganych dokumentów. Nie jest to automatycznie naruszenie praw klienta, lecz realizacja obowiązku zawodowego.

Prawa klienta i obowiązki notariusza przy weryfikacji tożsamości

W relacji z kancelarią notarialną obie strony mają określone uprawnienia i obowiązki.

Klient ma prawo:

• uzyskać informację, jakie dokumenty będą potrzebne do czynności,
• zapytać, czy można użyć aplikacji mObywatel,
• otrzymać wyjaśnienie, dlaczego potrzebny jest dodatkowy dokument,
• oczekiwać, że dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z przepisami.

Klient ma obowiązek:

• podać prawdziwe dane,
• okazać dokumenty pozwalające na pewne ustalenie tożsamości,
• przedstawić dokumenty dotyczące samej czynności,
• nie zatajać okoliczności mających znaczenie prawne.

Notariusz ma obowiązek:

• należycie ustalić tożsamość stron,
• czuwać nad zgodnością czynności z prawem,
• odmówić dokonania czynności sprzecznej z prawem lub budzącej poważne wątpliwości,
• zapewnić bezpieczeństwo obrotu i poprawność treści aktu.

Notariusz nie ma obowiązku:

• zaakceptować każdego sposobu identyfikacji bez zastrzeżeń,
• dokonać czynności mimo niejasności co do danych osoby,
• opierać się wyłącznie na zapewnieniach klienta bez dokumentów.

Zagadnienie	Co oznacza	Kogo dotyczy	Na co zwrócić uwagę
mObywatel u notariusza	Może służyć do potwierdzenia tożsamości, ale nie zawsze będzie jedyną podstawą identyfikacji	Osoby dokonujące czynności notarialnych	Przed wizytą warto zapytać kancelarię o wymogi
Obowiązek notariusza	Pewne ustalenie tożsamości stron i ocena bezpieczeństwa czynności	Notariusza i uczestników czynności	Wątpliwości mogą skutkować żądaniem dodatkowych dokumentów
Rodzaj czynności	Im ważniejsza czynność, tym większy rygor przy identyfikacji	Stron aktów notarialnych, pełnomocnictw, poświadczeń	Sprzedaż nieruchomości zwykle wymaga szczególnej ostrożności
Weryfikacja techniczna	Możliwość sprawdzenia danych w aplikacji i ich aktualności	Klienta i kancelarii	Rozładowany telefon lub brak dostępu do aplikacji może uniemożliwić identyfikację
Dodatkowe dokumenty	Dokumenty potrzebne niezależnie od samej tożsamości	Każdej osoby dokonującej czynności	mObywatel nie zastąpi aktu stanu cywilnego, pełnomocnictwa ani dokumentów własności
Prawo do odmowy	Notariusz może nie dokonać czynności przy niepewnej identyfikacji	Notariusza	Nie każda odmowa oznacza bezpodstawne działanie kancelarii
Dane w akcie	Muszą odpowiadać rzeczywistemu stanowi i dokumentom źródłowym	Stron i pełnomocników	Nawet drobne rozbieżności mogą wymagać wyjaśnienia
Praktyka kancelarii	Może się różnić zależnie od rodzaju sprawy i przyjętych procedur	Klientów różnych kancelarii	Najbezpieczniej zabrać także tradycyjny dokument tożsamości

Jakie dokumenty, terminy i koszty mogą mieć znaczenie

W sprawach notarialnych mObywatel dotyczy głównie potwierdzenia tożsamości. Nie zastępuje natomiast całego zestawu dokumentów niezbędnych do danej czynności.

Dokumenty potrzebne obok mObywatela

W zależności od sprawy notariusz może oczekiwać między innymi:

• dokumentów dotyczących nieruchomości,
• aktu małżeństwa lub dokumentów potwierdzających ustrój majątkowy,
• postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku albo aktu poświadczenia dziedziczenia,
• pełnomocnictwa,
• dokumentów spółki i danych reprezentantów,
• zaświadczeń urzędowych wymaganych przy określonej czynności.

Terminy

Sam temat użycia aplikacji mObywatel u notariusza nie wiąże się zwykle z odrębnym terminem ustawowym. Terminy mogą jednak wynikać z rodzaju sprawy, na przykład z ważności zaświadczeń, aktualności odpisów, terminów podatkowych po zawarciu umowy albo terminów związanych z wpisem do księgi wieczystej. Dlatego warto wcześniej ustalić z kancelarią, jak aktualne mają być dokumenty.

Koszty

Użycie aplikacji mObywatel co do zasady nie tworzy osobnej opłaty. Koszt czynności notarialnej może natomiast obejmować:

• taksy notarialne,
• podatek, jeśli wynika z rodzaju transakcji,
• opłaty sądowe, na przykład za wpisy wieczystoksięgowe,
• opłaty za wypisy aktu.

Wysokość tych należności zależy od rodzaju sprawy i aktualnych przepisów. Nie należy zakładać, że sposób potwierdzenia tożsamości wpływa na cenę samej czynności.

Najczęstsze błędy przy posługiwaniu się mObywatelem u notariusza

• Przyjście bez wcześniejszego kontaktu z kancelarią – klient zakłada, że każdy notariusz zawsze zaakceptuje mObywatel jako jedyny dokument.
• Brak dokumentu zapasowego – rozładowany telefon, problem z aplikacją albo konieczność dodatkowej weryfikacji mogą uniemożliwić dokonanie czynności.
• Mylenie tożsamości z kompletem dokumentów – mObywatel nie zastępuje dokumentów dotyczących nieruchomości, spadku, pełnomocnictwa czy stanu cywilnego.
• Niedopasowanie danych – różnice w nazwisku, adresie albo oznaczeniu nieruchomości wymagają wyjaśnienia i mogą opóźnić podpisanie aktu.
• Założenie, że notariusz nie może odmówić – gdy nie da się pewnie ustalić tożsamości, odmowa lub przełożenie czynności może być uzasadnione.
• Okazywanie nieaktualnych lub niewystarczających dokumentów pomocniczych – szczególnie w sprawach spadkowych, rodzinnych i korporacyjnych.

Sytuacja	Co zrobić	Możliwe dokumenty	Ważna uwaga
Poświadczenie podpisu	Zapytaj kancelarię, czy mObywatel wystarczy do identyfikacji	mDowód, dowód osobisty, paszport	Przy prostszych czynnościach praktyka bywa bardziej elastyczna
Sprzedaż mieszkania	Przygotuj telefon oraz tradycyjny dokument tożsamości	mDowód, dowód osobisty, dokumenty nieruchomości	Notariusz zwykle zachowuje podwyższoną ostrożność
Pełnomocnictwo notarialne	Ustal wcześniej zakres dokumentów potrzebnych do czynności	mDowód, dokument pomocniczy, dane pełnomocnika	Zakres umocowania musi być precyzyjny i zgodny z wolą mocodawcy
Czynność spadkowa	Przynieś dokumenty dotyczące kręgu spadkobierców i stanu cywilnego	mDowód, akty stanu cywilnego, testament, inne dokumenty	Sama aplikacja nie rozstrzyga, kto dziedziczy
Udział cudzoziemca	Sprawdź, jaki dokument tożsamości będzie wymagany	Paszport, dokument pobytowy, tłumaczenia	mObywatel nie rozwiązuje wszystkich kwestii transgranicznych
Rozładowany telefon	Użyj dokumentu tradycyjnego albo przełóż czynność	Dowód osobisty, paszport	Brak dostępu do aplikacji może uniemożliwić identyfikację
Rozbieżność danych	Wyjaśnij przyczynę i pokaż dokumenty potwierdzające zmianę	Akt małżeństwa, decyzja administracyjna, odpisy urzędowe	Nawet drobna niezgodność może zatrzymać podpisanie aktu
Wątpliwości notariusza	Współpracuj, odpowiadaj na pytania i dostarcz dokumenty	Dokument tożsamości, dokumenty źródłowe sprawy	Celem jest bezpieczeństwo czynności, a nie sama formalność

Praktyczne sytuacje i wyjątki, o których warto pamiętać

W codziennej praktyce odpowiedź na pytanie, czy u notariusza można posłużyć się aplikacją mObywatel, zależy nie tylko od przepisów, ale również od konkretnej konfiguracji faktów.

Poświadczenia i prostsze czynności

Przy prostszych czynnościach, takich jak niektóre poświadczenia, aplikacja może okazać się wystarczająca, jeżeli kancelaria jest przygotowana do jej weryfikacji i nie ma wątpliwości co do osoby. Nadal jednak decyzja należy do notariusza.

Akty notarialne o dużym znaczeniu majątkowym

Przy sprzedaży nieruchomości, darowiźnie, ustanowieniu hipoteki czy umowie majątkowej małżeńskiej kancelaria może wymagać klasycznego dokumentu tożsamości. To szczególnie prawdopodobne, gdy w grę wchodzą wysokie kwoty, pełnomocnicy albo skomplikowany stan prawny.

Pełnomocnik i reprezentacja spółki

Jeżeli czynności dokonuje pełnomocnik albo członek zarządu spółki, samo potwierdzenie jego tożsamości nie wystarczy. Notariusz musi jeszcze zweryfikować umocowanie, czyli podstawę działania w cudzym imieniu. Wtedy znaczenie mają dodatkowe dokumenty: pełnomocnictwo, umowa spółki, uchwały, aktualne dane rejestrowe.

Cudzoziemcy i dokumenty zagraniczne

mObywatel jest rozwiązaniem krajowym i nie zastępuje wszystkich dokumentów używanych przez cudzoziemców. W takich sprawach często potrzebny jest paszport, dokument pobytowy oraz czasem tłumaczenie przysięgłe dokumentów.

Brak pewności co do stanu świadomości strony

Notariusz ocenia nie tylko samą tożsamość, ale również to, czy osoba rozumie skutki czynności. Jeżeli istnieją wątpliwości co do swobody lub świadomości podejmowanej decyzji, okazanie mObywatela nie usuwa problemu. W skrajnych przypadkach czynność może nie dojść do skutku.

FAQ

Czy mObywatel zastępuje dowód osobisty u notariusza?

Może pełnić funkcję środka potwierdzania tożsamości, ale nie zawsze zastąpi fizyczny dowód osobisty w każdej czynności notarialnej. W praktyce notariusz może wymagać tradycyjnego dokumentu, jeżeli uzna to za potrzebne do pewnej identyfikacji.

Czy notariusz może odmówić czynności, jeśli mam tylko mObywatel?

Tak, jeżeli na podstawie samej aplikacji nie może bezpiecznie ustalić tożsamości albo sprawa wymaga dodatkowych dokumentów. Odmowa może też wynikać z rodzaju czynności, rozbieżności w danych lub problemów technicznych.

Jakie dokumenty oprócz mObywatela warto zabrać do notariusza?

Najlepiej mieć przy sobie dowód osobisty albo paszport oraz dokumenty związane z samą sprawą, na przykład dokumenty nieruchomości, akty stanu cywilnego, pełnomocnictwa lub dokumenty spadkowe. Zakres zależy od rodzaju czynności.

Czy przy sprzedaży mieszkania można użyć tylko aplikacji mObywatel?

To zależy od kancelarii i okoliczności sprawy, ale przy transakcjach nieruchomościowych warto zakładać większy rygor. W praktyce najbezpieczniej zabrać również tradycyjny dokument tożsamości.

Czy mObywatel wystarczy do sporządzenia pełnomocnictwa notarialnego?

Niekiedy może wystarczyć do identyfikacji osoby udzielającej pełnomocnictwa, ale notariusz może zażądać dodatkowego dokumentu. Poza tożsamością znaczenie ma też treść pełnomocnictwa i ewentualne dokumenty dotyczące sprawy, której pełnomocnictwo dotyczy.

Co się stanie, jeśli telefon rozładuje się przed podpisaniem aktu?

Jeżeli nie masz innego dokumentu tożsamości, czynność może zostać opóźniona albo przełożona. Dlatego w sprawach notarialnych nie warto opierać się wyłącznie na telefonie.

Czy notariusz musi wcześniej poinformować, że nie uzna samego mObywatela?

Najczęściej kancelaria przekazuje informacje o wymaganych dokumentach przy umawianiu terminu, ale warto o to zapytać wprost. Ostateczna ocena może jednak nastąpić dopiero przy czynności, gdy notariusz widzi komplet dokumentów i okoliczności sprawy.

Czy u notariusza można posłużyć się aplikacją mObywatel także jako pełnomocnik spółki?

Do potwierdzenia własnej tożsamości – często tak, ale to tylko część wymagań. Trzeba jeszcze wykazać prawo do reprezentacji spółki albo ważne pełnomocnictwo, a notariusz będzie badał te kwestie niezależnie od samej aplikacji.